Problemi di raccolta e integrità dei dati quando si lavora con i fogli di calcolo 

Ogni foglio di calcolo richiede preliminarmente l'inserimento di dati, che hanno origine da sistemi eterogenei utilizzati da dipartimenti diversi come finance, vendite, risorse umane, marketing e operations. Questi dati devono essere costantemente aggiornati, un processo che richiede molto tempo e altamente inefficiente, soprattutto se si considera che i decisori aziendali si affidano a queste fonti di dati per ottenere informazioni utili per monitorare l’andamento del business e individuare eventuali criticità. 

Una volta che tutti i dati utili sono stati inseriti nella sezione corretta di un foglio, il modello di calcolo deve essere convalidato e le formule devono essere controllate. Ma per quanto si possa fare attenzione, i numeri ottenuti non sono sempre corretti: le somme potrebbero non includere il corretto intervallo di dati o la funzione CERCA VERT potrebbe essere impostata erroneamente, restituendo così risultati sbagliati. Una sola svista manuale può creare inoltre errori ripetuti che compromettono più fogli di calcolo. 

L'esigenza di gestire adeguatamente i flussi di lavoro e i dati sensibili 

Poiché i fogli di calcolo non sono in grado di gestire i flussi di lavoro o di fornire un controllo dei processi quando i dati vengono copiati e condivisi più volte, risulta necessario per i team di lavoro seguire un rigido approccio top-down per la definizione degli obiettivi e un approccio bottom-up per la raccolta dei dati. Questi processi sono inoltre spesso eseguiti da gruppo eterogenei di professionisti, come direttori di aree aziendali e responsabili di territorio con centri di costo diversi, complicando ulteriormente lo scenario generale. Di conseguenza, gli utenti tipicamente aprono un foglio di calcolo vuoto, inseriscono i dati, li inviano ai richiedenti e ottengono l'approvazione o richieste di revisione, seguendo procedure rigide.
I fogli di calcolo non sono infatti progettati per gestire flussi di lavoro collaborativi e template precompilati, il che significa che gli utenti devono iniziare la pianificazione da zero ogni volta. 

Un'altra sfida difficilmente affrontabile con i fogli di calcolo è l’adeguata protezione dei dati sensibili: i fogli di calcolo utilizzati per la pianificazione e il reporting contengono spesso informazioni riservate e sensibili, rendendo rischiosa una loro condivisione estesa durante il processo di pianificazione. 

Condivisione dei dati e reporting: le funzionalità limitate dei sistemi tradizionali 

Le applicazioni comunemente utilizzate per creare report gestionali, come fogli di calcolo e strumenti di presentazione, hanno funzionalità limitate per l'analisi approfondita dei dati, la creazione di report esecutivi e il reporting dinamico. Inoltre, il volume dei dati è troppo grande per essere condiviso o può essere condiviso solo parzialmente, il che significa che i team esecutivi non possono avere una visibilità completa, limitando la loro capacità di analizzare i dati in maniera dettagliata. Inoltre, i fogli di calcolo difficilmente riescono a essere uno strumento multidimensionale, costringendo gli utenti a lavorare su report singoli piuttosto che su template.  

A tutto ciò si aggiunge che apportare modifiche a un singolo modello comporta aggiornare individualmente decine di fogli di calcolo, amplificando ulteriormente il rischio di errori o sviste. 

I limiti nella pianificazione degli scenari con i fogli di calcolo 

La pianificazione degli scenari è una fase essenziale del processo di approvazione del budget. Tuttavia, poiché i fogli di calcolo fungono sia da database che da motore di calcolo, il confronto tra diverse ipotesi e scenari richiede un'enorme quantità di tempo per la preparazione dei dati, la loro modifica e la loro elaborazione. La simulazione di un solo scenario può spesso richiedere la duplicazione di decine di fogli di calcolo.  

Questi fogli di calcolo vengono poi condivisi manualmente con altri team dell'organizzazione, con inevitabili problemi di controllo delle modifiche e di collaborazione. Con diverse versioni dello stesso documento e diversi approfondimenti e feedback all'interno di ogni bozza di lavoro in circolazione, avere un unico documento finale da presentare al management risulta praticamente impossibile. 

Fincons e Jedox: insieme per migliorare la pianificazione finanziaria e il budgeting 

Nell'era dell'automazione e dell'intelligenza artificiale, la tecnologia di pianificazione e gestione delle performance si sta evolvendo e sta diventando sempre più semplice e interattiva, facendo davvero la differenza nell’individuazione di rischi e opportunità.  

Per questo motivo Fincons Group, consapevole delle sfide che i team finanziari e aziendali devono affrontare ogni giorno, ha deciso di collaborare con Jedox, che offre un'innovativa piattaforma di pianificazione e gestione delle performance.  

Avvalendosi della piattaforma di Jedox e dei servizi professionali e delle competenze di Fincons sui processi di budget, le aziende possono migliorare le loro capacità di pianificazione e gestione delle performance beneficiando di: 

• Adattabilità: modellare e adattare i piani in un unico ambiente 
• Integrazione: costruire piani dettagliati e completi
• Semplicità: ridurre i cicli e migliorare la qualità dei dati
• Trasparenza: seguire flussi di lavoro approvati e consentire la verifica dei dati 

Le aziende possono contare sul supporto affidabile di Jedox e Fincons per progettare, sviluppare ed eseguire rapidamente la pianificazione finanziaria, personalizzandola in base alle loro esigenze specifiche.
Gli utenti hanno il vantaggio di poter utilizzare un'unica piattaforma facile da usare che mantiene l'aspetto e le funzionalità tipiche di Excel ma che consente: l'integrazione dei dati da qualsiasi fonte, la convalida dei dati, l'accesso a informazioni utili elaborate anche con l’ausilio dell’intelligenza artificiale, la collaborazione avanzata su dati in tempo reale, flussi di lavoro organizzati e il controllo puntuale degli utenti autorizzati ad operare.  

Grazie al marketplace di Jedox è inoltre possibile disporre di modelli di pianificazione preimpostati e personalizzabili, che contribuiscono a ridurre i tempi di implementazione. 

Un approccio davvero rivoluzionario, reso possibile da un system integrator esperto come Fincons Group. L'implementazione di queste soluzioni di eccellenza non è mai stata così semplice.