Comprendere i processi
Sebbene la maggior parte delle aziende FSI abbia un'idea chiara di come i processi dovrebbero svolgersi internamente, la realtà è che spesso il modo in cui vengono eseguiti differisce significativamente dalle modalità previste. Così come il data mining è stato sviluppato per aiutare a comprendere meglio i dati a disposizione, il process mining aiuta le aziende a capire come i processi vengono effettivamente svolti all'interno delle applicazioni aziendali.
Efficienza e produttività con il process mining
Solo una volta individuato un collo di bottiglia o un anello debole nei propri processi, è possibile intervenire con una soluzione che migliori la loro applicazione rendendoli più veloci ed efficienti. Questo è possibile solo grazie all'analisi dei log delle applicazioni utilizzate.
Se da un lato i vantaggi in termini di efficienza si traducono chiaramente in una maggiore produttività, dall'altro è importante ricordare che problemi nell’esecuzione dei processi possono anche esporre l'azienda al rischio di non conformità, per cui un intervento mirato può anche far risparmiare all'azienda notevoli costi da sostenere per porre rimedi.
Dove intervenire
Oltre a identificare i processi critici, il process mining consente alle aziende di individuare i processi ricorrenti e a basso valore aggiunto che, una volta automatizzati tramite RPA, possono portare benefici rilevanti in termini di efficienza. Ad esempio, attività routinarie svolte dai contact center, controlli manuali e altri processi amministrativi e di back office ripetitivi e che riguardano grandi volumi hanno il maggior potenziale di miglioramento.
Anche per gli ambiti in cui automatizzare non è necessario, è comunque possibile intervenire per esempio ridistribuendo le attività nell’arco della giornata lavorativa o spostando attività su altri team, ottenendo miglioramenti significativi.
Semplici input per risultati eccellenti
Per ottenere questi vantaggi, i sistemi di process mining hanno bisogno di tre informazioni chiave, facilmente recuperabili attraverso l'analisi dei log delle applicazioni:
- Time stamp
- ID operazione
- Identificatore univoco del sottoprocesso
Queste informazioni sono la parte essenziale di un sistema di log che consente all'utente di visualizzare su un semplice cruscotto l'analisi di come i processi vengono effettivamente eseguiti. È possibile aggiungere ulteriori dati al log, come il nome del cliente o i codici delle procedure, in modo da ottenere ulteriori informazioni da riportare nei cruscotti di analisi.
Una volta che i log delle applicazioni utilizzate in azienda sono stati standardizzati , è anche possibile ottenere una visione completa a 360° dei flussi di lavoro di un’organizzazione.
Difficoltà inaspettate
Questo sistema consente all'azienda di vedere come si svolgono i processi nella realtà, rivelando dove si verificano colli di bottiglia o altri impedimenti. Ad esempio, al momento della mappatura iniziale dei processi, l'azienda potrebbe assumere che solo il 10% delle pratiche richieda un secondo controllo manuale mentre eseguendo un’applicazione di process mining l'azienda potrebbe scoprire che in realtà è il 90% a richiede l’intervento umano, con una conseguente dilatazione dei tempi di completamento delle pratiche. Grazie a queste evidenze è possibile per esempio ridistribuire i carichi di lavoro dedicando più risorse ai controlli, riducendo i colli di bottiglia per raggiungere gli obiettivi nei tempi desiderati.
Il supporto dell’automazione
Un altro interessante esempio di collo di bottiglia è tipicamente causato dai processi di valutazione. Quando questi sono manuali e i volumi sono elevati, c'è il rischio che le pratiche rimangano in attesa per molto tempo prima di essere elaborate dal team o dal sistema corretto.
L'introduzione dell’intelligenza artificiale può contribuire ad accelerare questo processo, riducendo significativamente la latenza in modo che la maggior parte delle pratiche possa essere smistata e indirizzata automaticamente, lasciando solo i casi più complessi al vaglio di operatori per una revisione manuale.
Fincons Group e UiPath per il process mining
Fincons Group e UiPath hanno unito le forze per aiutare le aziende del settore FSI ad adottare un approccio intelligente ai loro processi. Fornendo uno strumento semplice che analizza i processi ricorrenti e mette a disposizione cruscotti di facile consultazione, i due partner offrono alle aziende del settore FSI una soluzione per aiutarle a identificare quali processi non funzionano come dovrebbero, evidenziando così le possibili aree di intervento e di automazione, nonché i casi in cui l'introduzione di AI e RPA potrebbe generare ulteriori benefici.